Bestuursvergaderingen

Bestuur verslag 2019 en beknopte notulen vergadering Stichting JazzNL
Leusden, 30.01.2020

Het afgelopen jaar 2019 heeft JazzNL afscheid moeten nemen van haar zeer gewaardeerde voorzitter Cees Schrama. Hij overleed twee dagen voor de World Jazz Conference en het door hem zo gewaardeerde Amersfoort Jazz. Tijdens beide events is stil gestaan bij zijn overlijden.

De World Jazz conference, het Sena Performers International Jazz Laureate festival hebben plaatsgevonden conform het meerjarenplan van Stichting JazzNL en kunnen als succesvol benoemd worden. Na afloop is er een onderzoek uitgevoerd onder de internationale deelnemers naar hun waardering en spin-off. De resultaten zijn zeer positief en als gevolg van de World Jazz Conference en het festival zijn wereldwijd vele tientallen concerten gerealiseerd. In die zin is de ambitie om van Amersfoort een wereldwijde ‘HUB” voor talentontwikkeling te maken zeker goed op weg. Er wordt momenteel reeds hard gewerkt aan de editie 2020 van de World Jazz Conference en het laureaten festival.

Vertegenwoordigers van JazzNL zijn door het jaar heen op internationale platform en showcase events. Tevens zijn diverse collega festivals bezocht om stevige verbindingen te maken passend bij de ambities van JazzNL.

Verder is JazzNL nog steeds actief met haar Nederlands talentontwikkelings project, New York Round Midnight. In 2019 zijn bijna 20 voorstellingen gerealiseerd van de theaterproductie ‘Crooners Night Club’ veel talentvolle Nederlandse jazz musici hebben meegespeeld in deze productie en deze is financieel ondersteund en gerealiseerd door en bijdrage van Sena Performers en Norma. Voor 2020 staan opnieuw 15 concerten in de Nederlandse theaters en ondersteuning vanuit Sena Performers is toegekend.

Tot slot heeft JazzNL het voortouw genomen in het maken van een podiumplan voor jazz. Hierin wordt een model gepresenteerd om het club circuit in Nederland op een praktische manier te revitaliseren. In 2020 zal het plan verder uitgewerkt worden en ingediend voor financiële ondersteuning bij diverse rechtenorganisaties en fondsen.

Na het overlijden van Cees Schrama is het ‘oude’ bestuur enkele malen bijeen geweest om te praten over de opvolging. Op 29.09.19 is besloten trompettist Ellister van der Molen te vragen een bestuurszetel in te nemen en is zij formeel ingeschreven bij de kamer van koophandel.

Op 09.10.2019 heeft de formele bestuursvergadering plaatsgevonden waarin kennismaking met Ellister van der Molen een belangrijk agendapunt was. Voor nu is de bestuursvergadering waarin de jaarstukken worden besproken en geaccordeerd gepland op vrijdag 6 maart 2020 waarna de jaarrekening 2019 gepubliceerd zal worden.

Bestuur verslag 2018 en beknopte notulen vergadering Stichting JazzNL, 27 maart 2019 te Leusden

Aanwezig: Het voltallig bestuur: Cees Schrama, Anita Verheggen, Michel Peek en Alexander Beets

Het bestuur van Stichting JazzNL kijkt tevreden terug op de gerealiseerde activiteiten in 2018. Ze concludeert dat het haar doelen goed heeft gerealiseerd en relevant en noodzakelijk is voor de verdere instandhouding en ontwikkeling van de Nederlandse jazz en het jazz ecosysteem. JazzNL is actief geweest in de Nederlandse theaters, als initiator van de World Jazz conference en het laureaten festival. Daarnaast heeft ze bijgedragen aan de verdere verspreiding van Nederlandse jazz in het buitenland.

Het concept jaarverslag was digitaal reeds gedeeld en in basis goed bevonden. Tijdens de vergadering neemt de pennigmeeste5r alle pagina’s door en geeft uitleg. Enerzijds over de status van de projecten en de financiële resultaten en verantwoordingen. Anderzijds wordt ook de samenwerking tussen JazzNL en de Maxanter Muziek Groep BV gesproken.
Het jaarverslag van 2018 voor JazzNL wordt vóór 1 april gepubliceerd. Dit jaarverslag is gezamenlijk doorlopen en ondertekend door het bestuur.
Het is wenselijk om gedurende komende jaren te werken richting een reserve voor onvoorziene kosten. Deze reserve zou ongeveer €10.000 kunnen omvatten.
De samenwerking met Maxanter BV wordt gecontinueerd.

Over de JazzNL Conferentie 2019:
Er is een staalkaart gemaakt met (contact)informatie voor artiesten tijdens de conferentie.  
Er zijn veel aanvragen voor partnerships vanuit andere landen gaande. Daardoor ontstaat er een vraag naar meer timeslots, wellicht voor komende edities interessant.
Er is aan eerdere conferentiedeelnemers om hun ervaringen gevraagd om met dergelijke quotes de relevantie van de conferentie naar derden beter te kunnen illustreren.
Er volgt spoedig een inhoudelijke meeting met Michel, Anita en Alexander over de conferentie. Deze vindt plaats op 10 april om 13.00 te Leusden.
Kernpunten van de conferentie: netwerk speeddate, open interview over Israël, EU meeting en Future Of The Laurate Program.
23 gedelegeerden van verschillende festivals hebben zich al aangemeld, met 11 festivals zijn al partnerships.
Er is een aansprakelijkheidsverzekering geregeld.
Het staat op de agenda voor de volgende vergadering om de noodzaak van het rooster van aftreden te onderzoeken.

Beknopte notulen vergadering Stichting JazzNL 10 Oktober 2018 te Leusden

Aanwezig: Het voltallig bestuur: Cees Schrama, Anita Verheggen, Michel Peek en Alexander Beets

 Eerste agenda punt was de evaluatie van de World Jazz conferentie en het Sena Performers Laureaten festival eind mei 2018. Het bestuur kijkt in hoofdlijnen tevreden terug. De organisatie was goed, de kwaliteit van de conferentie deelnemers goed en de kwaliteit en het aantal laureaten was van goede kwaliteit. De verwachting is dat het aantal inschrijvingen van deelname de aankomende editie groter gaat worden dan het aantal beschikbare spots in het festival. Om die reden is er een plan uitgewerkt waarin er in diverse variaties samengewerkt kan worden. Een buitenlands festival kan een laureaat voordragen en de commissie bepaald of deze een invitatie ontvangt met daarbij de voorwaarde dat het festival ook fysiek aanwezig is bij de conferentie. Een ander model is het aangaan van een partnership waarbij een slots ‘zeker’ wordt gesteld. Voorwaarde hierbij is enerzijds de kwaliteit van de act en de verplichting minimaal één act van het laureaten festival te programmeren dan wel een Nederlandse act van het festival. De basis gedachte wordt geaccepteerd en Michel Peek gaan een en ander verder uitwerken. Besloten wordt dat Cees Schrama zitting neemt in de selectie commissie vanuit JazzNL Penningmeester Alexander Beets geeft aan dat het project World Jazz conferentie en het Laureaten festival succesvol zijn afgesloten en dat de accountant momenteel bezig is met een verantwoording document zodat de laatste tranche uitbetaald kan worden. Iedereen is verder uitbetaald. De penningmeester probeert dit traject zo veel mogelijk parallel te laten lopen met het samenstellen van de jaarstukken uit kosten overweging.

 Volgende agenda punt is de spinn-off van World Jazz conferentie en het Laureaten. Luxemburg heeft voor zijn act direct 7 concrete gerealiseerd. Bruut is via Amersfoort Jazz in Rusland terecht gekomen. Peter Beets heeft in Londen gespeeld. Artvark is bezig met een tour in Australië. Afrika heeft een vaste partner relatie om jaarlijks één band te presenteren op elkaar festival. Hongarije en Roemenië willen ook een dergelijk partnership.

 Besloten wordt om in maart direct na het gereed komen van de jaarstukken de voorjaars vergadering 2019 te beleggen. Tot slot wordt melding gemaakt van de brief van de belastingdienst waarin staat dat we moeten melden hoe omgegaan wordt met ons vermogen. Hierop is door de penningsmeester geantwoord dat JazzNL niet over een eigenstandig groot vermogen beschikt en subsidie aanvragen doet op basis van projecten waarvoor verantwoording moet worden afgelegd.

Bestuursvergadering Stichting JazzNL
Datum : 06.03.2020
Locatie: productiekantoor Leusden
Aanwezig : Michel Peek, Ellister van der Molen en Alexander Beets
Afwezig: Anita Verheggen

De vergadering wordt geopend. Als eerste een terugblik op de activiteiten van het afgelopen jaar. De World Jazz Conference, het Laureaten festival en de theater productie Crooners Night Club. Het bestuur kijkt tevreden terug op de activiteiten.

Besproken worden de diverse concrete concert resultaten die zijn voortgekomen uit het World Jazz network. Vele tientallen concerten wereldwijd hebben een relatie met de afgelopen editie van de conferentie en het festival. Hiermee denkt JazzNL een uniek bewijslast te hebben voor haar bestaansrecht.

De jaarstukken 2019 worden besproken en toegelicht door de penningmeester. Het gehele bestuur (inclusief Anita Verheggen die dit per whattapp bericht deed) gaat accoord met de jaarstukken en deze worden (normaals)  getekend door het bestuur.

Er wordt vooruitgekeken naar 2021- 2024 waarin Amersfoort Jazz haar ambities heeft geformuleerd. JazzNL wil met haar laureaten festival de komende jaren zich blijven verbinden aan Amersfoort Jazz. Ook de ambitie de conferentie en het World Jazz Network verder door te ontwikkelen worden besproken en omarmt. Er zijn plannen voor een uitgaande jazzexpeditie voor 2021 naar Hongarije en 2022 of 2023 naar Polen.

Het talentontwikkelingsproject New York Round Midnight gaar voor JazzNL zijn laatste editie in. De doelstelling om het theatercircuit te behouden en weer te her-ontwikkelen voor jazzmuziek is geheel gehaald. Er zijn meerdere van dit soort producties doe momenteel succesvol touren door de Nederlandse theaters. Daarmee is de noodzaak deze specifieke productie in de toekomst nog te ondersteunen komen te vervallen.

Het bestuur bespreekt de actieve rol die zij tijdens de aankomende conferentie kan vervullen. Er wordt besloten hiervoor een tussentijdse vergadering te plannen op donderdag 7 mei a.s. om 15.00 uur.

De vergadering wordt gesloten.