Beknopte notulen vergadering Stichting JazzNL 10 Oktober 2018 te Leusden

Aanwezig: Het voltallig bestuur: Cees Schrama, Anita Verheggen, Michel Peek en Alexander Beets

 Eerste agenda punt was de evaluatie van de World Jazz conferentie en het Sena Performers Laureaten festival eind mei 2018. Het bestuur kijkt in hoofdlijnen tevreden terug. De organisatie was goed, de kwaliteit van de conferentie deelnemers goed en de kwaliteit en het aantal laureaten was van goede kwaliteit. De verwachting is dat het aantal inschrijvingen van deelname de aankomende editie groter gaat worden dan het aantal beschikbare spots in het festival. Om die reden is er een plan uitgewerkt waarin er in diverse variaties samengewerkt kan worden. Een buitenlands festival kan een laureaat voordragen en de commissie bepaald of deze een invitatie ontvangt met daarbij de voorwaarde dat het festival ook fysiek aanwezig is bij de conferentie. Een ander model is het aangaan van een partnership waarbij een slots ‘zeker’ wordt gesteld. Voorwaarde hierbij is enerzijds de kwaliteit van de act en de verplichting minimaal één act van het laureaten festival te programmeren dan wel een Nederlandse act van het festival. De basis gedachte wordt geaccepteerd en Michel Peek gaan een en ander verder uitwerken. Besloten wordt dat Cees Schrama zitting neemt in de selectie commissie vanuit JazzNL Penningmeester Alexander Beets geeft aan dat het project World Jazz conferentie en het Laureaten festival succesvol zijn afgesloten en dat de accountant momenteel bezig is met een verantwoording document zodat de laatste tranche uitbetaald kan worden. Iedereen is verder uitbetaald. De penningmeester probeert dit traject zo veel mogelijk parallel te laten lopen met het samenstellen van de jaarstukken uit kosten overweging.

 Volgende agenda punt is de spinn-off van World Jazz conferentie en het Laureaten. Luxemburg heeft voor zijn act direct 7 concrete gerealiseerd. Bruut is via Amersfoort Jazz in Rusland terecht gekomen. Peter Beets heeft in Londen gespeeld. Artvark is bezig met een tour in Australië. Afrika heeft een vaste partner relatie om jaarlijks één band te presenteren op elkaar festival. Hongarije en Roemenië willen ook een dergelijk partnership.

 Besloten wordt om in maart direct na het gereed komen van de jaarstukken de voorjaars vergadering 2019 te beleggen. Tot slot wordt melding gemaakt van de brief van de belastingdienst waarin staat dat we moeten melden hoe omgegaan wordt met ons vermogen. Hierop is door de penningsmeester geantwoord dat JazzNL niet over een eigenstandig groot vermogen beschikt en subsidie aanvragen doet op basis van projecten waarvoor verantwoording moet worden afgelegd.

Bestuur verslag 2018 en beknopte notulen vergadering Stichting JazzNL, 27 maart 2019 te Leusden

Aanwezig: Het voltallig bestuur: Cees Schrama, Anita Verheggen, Michel Peek en Alexander Beets

Het bestuur van Stichting JazzNL kijkt tevreden terug op de gerealiseerde activiteiten in 2018. Ze concludeert dat het haar doelen goed heeft gerealiseerd en relevant en noodzakelijk is voor de verdere instandhouding en ontwikkeling van de Nederlandse jazz en het jazz ecosysteem. JazzNL is actief geweest in de Nederlandse theaters, als initiator van de World Jazz conference en het laureaten festival. Daarnaast heeft ze bijgedragen aan de verdere verspreiding van Nederlandse jazz in het buitenland.

Het concept jaarverslag was digitaal reeds gedeeld en in basis goed bevonden. Tijdens de vergadering neemt de pennigmeeste5r alle pagina’s door en geeft uitleg. Enerzijds over de status van de projecten en de financiële resultaten en verantwoordingen. Anderzijds wordt ook de samenwerking tussen JazzNL en de Maxanter Muziek Groep BV gesproken.
Het jaarverslag van 2018 voor JazzNL wordt vóór 1 april gepubliceerd. Dit jaarverslag is gezamenlijk doorlopen en ondertekend door het bestuur.
Het is wenselijk om gedurende komende jaren te werken richting een reserve voor onvoorziene kosten. Deze reserve zou ongeveer €10.000 kunnen omvatten.
De samenwerking met Maxanter BV wordt gecontinueerd.

Over de JazzNL Conferentie 2019:
Er is een staalkaart gemaakt met (contact)informatie voor artiesten tijdens de conferentie.  
Er zijn veel aanvragen voor partnerships vanuit andere landen gaande. Daardoor ontstaat er een vraag naar meer timeslots, wellicht voor komende edities interessant.
Er is aan eerdere conferentiedeelnemers om hun ervaringen gevraagd om met dergelijke quotes de relevantie van de conferentie naar derden beter te kunnen illustreren.
Er volgt spoedig een inhoudelijke meeting met Michel, Anita en Alexander over de conferentie. Deze vindt plaats op 10 april om 13.00 te Leusden.
Kernpunten van de conferentie: netwerk speeddate, open interview over Israël, EU meeting en Future Of The Laurate Program.
23 gedelegeerden van verschillende festivals hebben zich al aangemeld, met 11 festivals zijn al partnerships.
Er is een aansprakelijkheidsverzekering geregeld.
Het staat op de agenda voor de volgende vergadering om de noodzaak van het rooster van aftreden te onderzoeken.